Автор: Максим Мельситов, директор по развитию бизнеса BIA Technologies

Большинство российских компаний по-старинке «автоматизирует» свой бизнес и осуществляет бюджетирование посредством Excel. Руководители, которые использовали для этих же целей продвинутый иностранный софт, сегодня оказались в растерянности. Ведущий аналитик Департамента заказной разработки BIA Technologies Ольга Крупская рассказывает, в каком отечественном ПО уже есть все возможности для визуализации всех финансовых показателей в одном окне — так же, как в ушедшем с нашего рынка SAP.

Возможности анализа и настройки «Монитора целевых показателей»

Чтобы контролировать бизнес-процессы в режиме реального времени и оперативно реагировать на любые изменения, у финансового менеджера под рукой всегда должна быть панель инструментов для наглядной визуализации данных. Должна быть, но зачастую ее нет.

Многие думают, что подобная система дашбордов требует сложной программной разработки и серьезных затрат. Это не так. В платформе 1С:ERP — самой популярной ERP-системе в России на данный момент — есть встроенный инструмент для визуального представления управленческой информации из типовых отчетов в форме наглядных графиков и цветных диаграмм — «Монитор целевых показателей» (МЦП).

При настройке в системе формируется список целей, которые менеджмент хочет достичь, и описываются соответствующие им целевые показатели. Система индикаторов при этом может иметь иерархическую структуру, где верхний уровень — это целевые стратегические значения на год (например, объем продаж), а ниже следует детализация до нужного уровня контроля (например, до конкретного менеджера, которому назначается индивидуальный план продаж).

В системе есть несколько преднастроенных моделей для анализа целевых показателей. Так, для роста прибыли нужно оптимизировать оборотные средства, выполнять в срок производственные заказы, уменьшать кредиторскую задолженность, если она есть, контролировать ликвидность и платежеспособность. Каждый индикатор имеет наименование, конечную цель, с ее подробным описанием и формулой расчета, и допустимый диапазон отклонения от целевого значения.

Один и тот же показатель можно отслеживать в различных разрезах, применять разные методы расчета («сумма», либо «сумма нарастающим итогом»), а также накладывать гибкие условия сравнения и отборы. В системе имеются следующие типы анализа: динамика изменений, покомпонентное сравнение (структура), покомпонентное сравнение (динамика), измерение текущего состояния и сравнение с прошлым периодом.

В настройках указывается информация о том, за какой интервал времени следует анализировать данные для расчета целевого показателя, а также какова желаемая периодичность расчета для определения тенденции изменения целевого показателя. К примеру, анализ остатков наличных денежных средств в кассах целесообразно производить ежедневно, а контролировать продажи можно с периодичностью раз в неделю.

Монитор целевых показателей
Источник: BIA Technologies

В  системе можно настроить цветовую гамму для диаграмм и показателей, а также специфические для варианта анализа настройки графического отображения. Для анализа целевых показателей доступны различные типы диаграмм:

— если необходимо посмотреть динамику изменений выручки, то можно выбрать диаграмму в виде графика или гистограммы;

— если необходимо сравнить выручку в разрезе менеджеров или организаций, то можно выбрать круговую диаграмму или гистограмму;

— если необходимо сравнить изменения выручки в разрезе менеджеров или организаций с течением времени, то можно выбрать графики в различных представлениях;

— при сравнении данных с прошлым периодом используется гистограмма;

— при анализе отклонения текущего значения от заданного доступен только один вид диаграммы — измерительная.

Для определенного набора показателей доступна функция прогнозирования. Предсказание вероятных значений показателя проводится на основании динамики данных прошлых периодов. Предположим, нам необходимо составить прогноз по объему продаж на следующий день, анализируя данные текущего месяца. Для этого мы заносим требуемые параметры прогноза в систему, и на выходе получаем новую диаграмму. Точность прогноза зависит от продолжительности анализируемого периода: чем больше глубина прогноза по сравнению с горизонтом, тем более точный прогноз мы сможем получить.

Нужно понимать, что показатели в системе не статичны. Крайне важно отслеживать изменение динамических показателей. Эта задача решается настройками актуализации каждого конкретного показателя. Мы сами можем настроить период, в течение которого показатели будут пересчитываться, то есть актуализироваться. К примеру, если период актуальности расчетов равен одному часу, это означает, что значение показателя будет автоматически пересчитываться каждый час.

Сложности самостоятельной настройки 1С

Практика показывает, что в ходе попыток самостоятельной настройки системы у пользователей нередко всплывают разного рода проблемы. Чтобы избежать проволочек и упростить себе задачу, бизнес может обратиться к помощи опытной компании-интегратора и делегировать настройку «Монитора целевых показателей» ей. У такого подхода есть целый ряд преимуществ:

1. Экономия времени и обход распространенных ошибок.

Для изучения любой системы, даже нового смартфона, требуется время. С системой 1С всё немного сложнее, чем с новым телефоном. Порой нужно потратить немало времени на поиск и чтение инструкций, которые при этом не покрывают и 50% требуемой информации. Еще больше времени уходит на поиск и исправление ошибок, возникающих в результате некорректной настройки системы. Специалист 1С знает, как обойти все «острые углы» при настройке и быстро настроить оптимальное решение.

2. Настройка уникальных показателей, которые не входят в коробочное решение.

В случае, когда типовые преднастроенные показатели не подходят, или требуется разработать уникальный показатель, шаблон расчета показателя собирается на уровне схемы компоновки данных с помощью конструктора. Это элементы программирования, которые являются сложными для восприятия финансиста и требуют соответствующей экспертизы.

3. Помощь с определением перечня необходимых показателей.

Опытные методологи помогут определиться с перечнем показателей, актуальных для конкретной компании. Заказчик должен лишь обрисовать цель, которую нужно мониторить руководителю финансовой службы, а интегратор сделает всё остальное: предложит перечень контролируемых показателей, подскажет, какую аналитику нужно заложить в системе, чтобы на выходе получить требуемые показатели, и настроит состав и отображение показателей в системе.

4. Аудит оперативного контура учета.

Не будем забывать, что возможности любой аналитический системы ограничены тем объемом аналитик, которые мы в нее заложили. Желание иметь в мониторе определенный показатель не всегда совпадает с возможностями системы для его отображения. Для того, чтобы в анализе использовать данные подсистемы бюджетирования, потребуется проделать большую работу. Как показывает практика, одной из первых проблем может стать несоответствие статей бюджетирования и статей оперативного контура. Как результат — плановые и фактические данные оказываются несопоставимы. В такой ситуации специалисты проведут аудит IT-системы, поработают с аналитиками в нужных разрезах и настроят мэппинг в системе.

5. Решение косвенных проблем, связанных с отображением данных в показателях.

Особой настройки требуют, например, трансферные операции. Чтобы исключить из того или иного показателя внутригрупповые обороты, необходимо проработать методологию с консультантом 1С и привлечь программиста. Другой пример связан с анализом себестоимости. Для ее корректного отображения в МЦП требуется распределение косвенных расходов на единицу продукции: амортизацию станка нужно распределить неравномерно между различными партиями. Для решения подобных задач потребуется методика распределения косвенных расходов от заказчика и специальный инструмент в 1С, настроить или разработать который поможет компания-интегратор.

Итак, если все отчеты в вашей компании имеют табличную структуру, а графики и диаграммы менеджеры строят в Excel, пришло время оценить имеющиеся альтернативы и, при необходимости, обратиться за помощью к интеграторам. Они помогут настроить решение под себя, и вы получите мощный инструмент для поддержки управленческих решений, который адаптирован под особенности именно вашего бизнеса.

Актуально

Решения BIA

bia-tech.ru использует cookie-файлы для корректной работы и анализа использования сайта согласно политике использования файлов cookie. Отключить cookie можно в настройках браузера.

Понятно