Как согласовать графики отпусков персонала и не сломать голову

Руководитель направлений транспорта и логистики BIA Technologies Александр Тихонов рассказывает, как с помощью low-code инструмента автоматизировать любой бизнес-процесс, включая формирование графика отпусков для тысячи сотрудников на год вперед.

Настройка и автоматизация бизнес-процессов

Классический подход к автоматизации процессов опирается на преднастроенные, «коробочные» возможности тех или иных специализированных информационных систем. Однако в средних и крупных компаниях процессы устроены сложнее и, как правило, требуют кастомизации или вовсе разработки новых уникальных решений.

В такой ситуации возникает сразу ряд проблем:

1. Время вывода решения в эксплуатацию (time-to-market) может занимать несколько месяцев. Зачастую, бизнес не готов к таким растянутым срокам, а решение теряет свою актуальность.
2. Разработчики не всегда могут похвастаться глубоким пониманием задач, потребностей и особенностей бизнеса. В свою очередь, руководители бизнеса хорошо понимают, как устроена деятельность внутри, но не знакомы с языками программирования и не могут самостоятельно создать нужный им инструмент.
3. Разработчики должны обеспечить интеграцию решения в имеющуюся в компании IT-инфраструктуру. В противном случае, системы могут оказаться несовместимы, и передача данных между ними будет невозможна.
4. Высокая стоимость. Тут всё понятно: как мы знаем, разработка — удовольствие не из дешевых.

BPM-система

Все эти проблемы снимаются в случае внедрения low-code системы класса BPM (business process management — управление бизнес-процессами), которая рассматривает в качестве объекта автоматизации любой бизнес-процесс как отдельно взятую сущность. Система, построенная на принципе low code, представляет из себя некий конструктор, который позволяет автоматизировать процессы любой сложности, глубины вложенности и разветвленности с помощью простых пользовательских инструментов. Таким образом, бизнес-аналитики могут отрисовывать процессы, по которым происходит логика исполнения любой работы любого бизнес-сегмента, самостоятельно без привлечения разработчиков.

Что касается проблем интеграции, на фоне ухода с рынка иностранных вендоров, мы говорим в первую очередь о необходимости интеграции BPM-решения с платформой 1С, как с самой распространенной системой управления бизнесом в России. На данный момент, в реестре отечественного ПО среди зарегистрированных BPM-систем единственной полноценной платформой, реализованной на базе 1С:Предприятие, является Sunrise BPM от BIA Technologies.

Платформа обладает двумя функциональными low-code инструментами, которые отсутствуют в стандарте 1С:

• дизайнер процессов: позволяет рисовать и настраивать схемы бизнес-процессов по принципу drag-and-drop в соответствии с нотацией BPMN 2.0;
• конструктор формы: позволяет создавать интерфейсы любой произвольной сложности, с которыми впоследствии будут взаимодействовать пользователи.

Кроме того, в системе доступны:

• механизм версионирования процессов и форм, позволяющий производить отладку бизнес-процессов без ущерба для исполняемых процессов, а также отслеживать и контролировать все изменения;
• механизм имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа, позволяющий проверять гипотезы в разрезе стоимостных и временных показателей;
• специализированную отчетность для анализа эффективности исполняемых бизнес-процессов.

Кейс: согласование графика отпусков

Расскажу о работе системы на примере HR-задачи формирования графиков отпусков в одной крупной холдинговой компании со множеством распределенных бизнес-единиц. Весь IT-ландшафт компании изначально состоял из 1С-конфигураций, поэтому заказчику было важно найти решение на базе 1С. Первое, что мы сделали: объединили Sunrise BPM с конфигурацией 1С:ЗУП, как с основной системой, в которой работают сотрудники HR-департамента. Так платформа получила доступ к данным и документам по всем сотрудникам и зарплатам из справочников 1С:ЗУП.

[Если пришлете картинку, то здесь можно вставить схему бизнес-процесса]

Графики отпусков в компании традиционно формируются в декабре на весь следующий год, поэтому мы настроили систему оповещений, в рамках которой в середине осени система рассылает всем сотрудникам напоминание о необходимости отметить нужные даты. После этого пользователи заходят в систему в режиме онлайн и выделяют желаемые дни отпуска в календаре. Отдельным группам граждан по законодательству начисляются добавочные коэффициенты к стандартным 28 дням отпуска. Система это учитывает и отображает релевантное количество доступных дней в соответствии с той группой, к которой относится конкретный сотрудник. Некоторые работодатели требуют от сотрудников раз в год уйти в отпуск не менее чем на 14 дней. Мы приняли это во внимание и предусмотрели гибкую настройку правил по разбивке отпусков.

Созданные графики отправляют на согласование руководителям отделов. Мы сделали так, чтобы каждый руководитель мог видеть графики по всем сотрудникам компании в виде диаграммы Ганта и сужать данные с помощью фильтра по своим подчиненным или проектным группам (специфика клиента заключается в том, что некоторые проекты в компании могут выполняться сотрудниками из разных отделов, и, соответственно, руководителю важно видеть доступность ресурсов в разрезе проекта, а не отдела). Таким образом у руководителей появилась возможность смотреть пересечения по графикам и точнее планировать занятость сотрудников в будущих проектах.

Затем руководители принимают решения о согласовании или отправке на доработку графиков отпусков. В системе предусмотрена возможность оставить комментарий с указанием причины, по которой предложенные даты были отклонены. Если сотрудник и руководитель так и не договорились относительно дат на момент финального утверждения графика отпусков, система автоматически смещает несогласованный период на конец декабря следующего года.

После согласования руководителем отдела сотрудник получает уведомление о необходимости поставить отметку о согласии с разделением отпуска, как того требует трудовое законодательство. Новый подход позволил уйти от ненужной бумажной волокиты — согласие подтверждается простым проставлением галочки.

После этого сотрудник HR-службы получает все согласованные графики, фильтрует их по филиалам или подразделениями и отправляет на ознакомление и подписание генеральным директорам компаний внутри холдинга — по возможности, в электронном виде, с дальнейшим подписанием ЭЦП.

Конечно, планы имеют свойство меняться, поэтому в утвержденный график отпусков в течение года неизбежно вносятся корректировки. За три недели до наступления даты начала отпуска система отправляет напоминания руководителю и сотруднику и предлагает последнему принять решение — согласиться с изначальным периодом отпуска, либо перейти к процессу переноса. В случае согласия, система автоматически формирует заявление, отправляет его на утверждение и формирует приказ на отпуск, который затем поступает на расчет и оплату в бухгалтерию.

Если же сотрудник решил пересмотреть даты отпуска, процесс идет по описанному выше алгоритму: перенос всего периода или его части в календаре, согласование новых дат с руководителем отдела и финальное утверждение генеральным директором.

Отмечу, что система сохраняет логи всех действий по бизнес-процессу (согласования, отмены, переносы, комментарии, подписания) для дальнейшего отображения в отчетах, а также рассылает уведомления о прогрессе на всех этапах всем заинтересованным лицам.

До автоматизации процесса согласования графиков отпусков все описанные выше этапы осуществлялись вручную. Сотрудники отправляли информацию по электронной почте, эйчары собирали пожелания каждого сотрудника по датам отпуска в таблицу Excel, а при подтверждении вносили данные в информационную систему 1С:ЗУП, при этом у руководителей не было возможности видеть данные по всему персоналу в рамках единого окна. Это нередко приводило к наслоениям отпусков и проблемам внутри проектов, не говоря уже об объеме избыточного ручного труда.

Реализация именно такого процесса управления графиками отпусков внутри конфигурации 1С:ЗУП потребовала бы привлечения разработчиков, заняла гораздо больше времени и обошлась бы компании на 40% дороже, нежели выбранное решение на платформе Sunrise BPM. Благодаря внедрению сквозной автоматизации, время выполнения рутинных операций HR-отдела было сокращено в 5 раз, эффективность процесса согласования графиков увеличена на 30%, а скорость коммуникаций всех участников в рамках этого процесса увеличена в 10 раз.