Цифровая зрелость – залог успеха в эпоху пандемии

Алексей Цембер, директор по продажам BIA Technologies о том, как не потерять лицо компании в кризис.

1. Мы чувствуем серьезный рост спроса на продукты BIA Technologies.

Там, где развитие информационных технологий было стратегической точкой роста, справились быстро, а все трудности сводились исключительно к скорости адаптации сотрудников. Но таких компаний, прямо скажем, единицы.

Для большинства цифровая трансформация оставалась заезженным словосочетанием, не имеющим отношения к реальному бизнесу. Результаты мы можем наблюдать прямо сейчас.  Компании не справляются с нагрузками на цифровые каналы коммуникаций, не могут обеспечить безопасность данных, с которыми сотрудники работают из дома, суетятся, теряют время и в конечном счете деньги.

Пандемия разделила компании на два цифровых лагеря – зрелые или нет. И те, и другие при переходе на удаленную работу столкнулись с дефицитом инструментов для унифицированных коммуникаций. Но, первые — изначально строили территориально-распределенную модель и занимались развитием этого направления, а вторые – оказались в сложной ситуации.

У зрелых в цифровом плане компаний произошло безболезненное масштабирование инструментов и сервисов для интегрированных коммуникаций с группой сотрудников, вовлеченных ранее в удаленное взаимодействие, на всю компанию. Это, безусловно, дешевле и быстрее, нежели в срочном режиме запускать процессы выбора, закупки, внедрения и тонкой настройки, обучать пользователей, обеспечивать работоспособность сервисов.

Компании, которые ранее не нуждались в подобных решениях, оказались в тупике. Они пытались найти для себя альтернативные пути в виде различных сервисов и продуктов, которые есть на рынке. К счастью, спектр предложений большой, и вопрос, в целом, решился. Однако, здесь на первый план выходят вопросы информационной безопасности.

Для многих компаний критично важно защищать внутренние коммуникации сотрудников от несанкционированного доступа. Люди общаются с использованием небезопасных средств, и компания постоянно рискует. Здесь приходится искать баланс между необходимым и достаточным.

Сейчас также очень актуальны вопросы использования в совместной работе приватных и публичных облаков. Настройка виртуальной корпоративной среды критично важна. Среди наших заказчиков наблюдается всплеск интереса к продуктам для управления бизнес-процессами. Так, например, в любой организации, которая трансформируется под сегодняшние реалии, на 60% рушатся бизнес-процессы. Как следствие, управленцы не имеют полной картины происходящего, процессы замедляются, тонкие места рвутся и качество конечного результата быстро падает. Если в организации была внедрена BPM система для управления бизнес-процессами и их гибкой перенастройки – подобные разрушения минимизируются.

При переходе на удаленный режим, вопросы бумажного документооборота вышли на первый план. Организации, которые обеспечили себя цифровыми СЭД и знают, как правильно организовать безбумажный юридически-значимый электронный документооборот опережают конкурентов на десять шагов.

Не стоит забывать о контакт-центре — у одних нагрузка снизилась, у других выросла. Перестроить работу оперативно, сохранив высокое качество обслуживания помогут цифровые инструменты. Мы чувствуем серьезный рост спроса на продукты BIA Technologies для оптимизации рабочего места оператора.

2. Не торопиться и избегать поспешных решений.

Удаленная работа – настоящее испытание для ИТ-систем компании. Главное, что нужно понимать – необдуманные и поспешные решения могут привезти к плохим последствиям. Чтобы избежать ненужной суеты, в компании обязательно должны быть построены модели организационной структуры с разграничением по системам и сервисам. Если таких моделей ещё нет, то именно с них нужно начинать перевод на удаленную работу —  определить этапы процедуры, оценить риски и проработать превентивные меры.

Даже если служба безопасности работает идеально, остаются риски утечек конфиденциальных данных в силу случайностей и человеческого фактора. Разъяснительная работа с сотрудниками дает прекрасные результаты – они должны понимать, какую ответственность несут, отправляя файлы через незащищенные каналы, такие как мессенджеры или Skype.

3. «Удаленка» с нами навсегда.

Я уверен, что пандемия закончится, а удаленная работа останется с нами. Ранее, мы наблюдали несколько витков этого тренда, но каждый раз он не реализовывался на 100% и не становился, по-настоящему, тенденцией. Тому было несколько причин: сотрудники, работающие на «удаленке», отличались недостаточной сознательностью —  срывали сроки, пропадали со связи, не разделяли корпоративные ценности. Компании, использовавшие подобные услуги, не могли обеспечить единую цифровую среду для удаленных и офисных сотрудников. Управленцы не понимали, как ставить задачи и контролировать. Даже разработчики ПО, сотрудники которых часто раскиданы по всему миру, старались открыть единое представительство и собирать важных сотрудников в офисе.

Сегодня мы находимся в безальтернативной реальности. Прокачка в области удаленной работы стала коллективным испытанием. Те, кто боялся или сомневался в эффективности «удаленки», запускают аналитические модели и просчитывают сколько можно сэкономить на административных расходах. Сейчас мы строим для одного из заказчиков математическую модель оптимизации ФОТ, за счет привлечения удаленных сотрудников в регионах. Колоссальная экономия. И, что очень важно, работа на крупную компанию перестанет быть привилегией жителей мегаполисов. Нас ожидает очень серьезная конкуренция с профессионалами из регионов, которые предложат рынку свои услуги по модели удаленной работы.

4. Цифровая зрелость – наша базовая ценность.

Нас часто спрашивают, как организована удаленная работа в BIA Technology. Когда занимаешься высокими технологиями и не можешь организовать удаленную работу сотрудников – становишься сапожником без сапог. Компания рассредоточена и все наши процессы заточены на работу в условиях территориальной распределенности. Ни для сотрудников, ни для сервисных служб оперативный переход на удаленную работу не принёс затруднений. Мы в течении пары дней перевели на домашний режим 93% сотрудников. Масштаб серьезный, учитывая, что коллектив BIA Technologies – почти 700 человек. Еще порядка 7% коллег задействованы в процессах, обеспечивающих непрерывность как нашего бизнеса, так и проектов заказчиков. Для таких сотрудников разработаны специализированные алгоритмы, созданы все условия для безопасной и комфортной работы.

После быстрого перевода на удаленный режим, у компании высвободились ресурсы, чтобы помочь клиентам. Сначала один заказчик поделился проблемами, потом другой. Таким образом, появилась отдельная услуга «BIA карантин». Безусловно, это моментный продукт, который не будет востребован всегда. Мы не планируем масштабировать собственную экспертизу в этой области. Получилось несколько коротких, но очень трудоемких проектов, в которых мы показали клиентам, что готовы быть с ними всегда.

Самое интересное в том, что конечная эффективность работы сотрудников не снизилась. А местами, даже, выросла. Но об этом говорить пока рано. Проектные команды продолжают живо обсуждать проблемы и искать лучшие решения. Оказалось, что массу вопросов можно решить, не проводя половину рабочего времени в командировках. Отсутствие перемещений добавило к рабочему времени от 2х до 3х часов ежедневно, которые сотрудники с энтузиазмом тратят на профессиональные вопросы.

С клиентами мы не испытаем никаких проблем в коммуникациях. Абсолютно все встречи проводятся с использованием технологических сервисов. В удаленном режиме мы не только обсуждаем текущие дела и предстоящие проекты, но и проводим демонстрации, устраняем проблемы, проводим настройку и доработку систем. Все как обычно, но совсем иначе.

Конечно, пропала энергетика живого общения. Личный контакт нельзя полноценно заменить никакими технологическими средствами. Зато появился другой аспект – люди стали более контактными и открытыми. Мы все теперь легче делимся проблемами. Вероятно, потому, что проблемы сегодня у всех очень и очень схожие.

Резюмируя все выше сказанное, основной сложностью компании в период пандемии может стать отсутствие целостной цифровой среды внутри организации с настроенным разграничением доступна, с полным набором ИТ-сервисов. Когда в компании все настроено и работает, то не важно где находится сотрудник. Процессы можно быстро изменить, документы подписывать цифровой подписью, нагрузку оптимизировать «на лету». Текущий кризис поставил во главу угла вопросы информатизации, и когда он закончится востребованность ИТ-продуктов останется на высоком уровне.