Ахиллесова пята автоматизации: почему ваша WMS-система может оказаться на полке

Руководитель направлений транспорта и логистики BIA Technologies Александр Тихонов рассказывает, как навести порядок на складах материально-технического обеспечения и не зайти в тупик.

Управление МТО: как не надо

Склады материально-технического обеспечения (МТО) — это комплекс производственных складов, которые обеспечивают производство материально-техническими средствами, сырьем, полуфабрикатами, комплектующими и запчастями. Зачастую склады МТО также призваны обеспечивать потребности стройки, например, на предприятиях добывающей отрасли, где рудники и шахты предполагают постоянный непрекращающийся строительный процесс объектов добычи по мере их выработки.

У крупных предприятий со сложным циклом производства склады МТО могут занимать гектары разрозненных территорий, причем это не всегда крытые ангары — иногда речь может идти об открытых площадках. В одном месте могут храниться, например, лакокрасочные материалы, в другом — покрышки для техники, а в десятках километров от них, ближе к руднику, может находиться склад, обеспечивающий его строительство. Всё это — одно единое складское хозяйство, которое должно управляться централизованно.

В России автоматизировано от силы 20% складов МТО. Причина ясна — производственные компании отдают приоритет автоматизации складов готовой продукции. От грамотной логистики на этих складах зависит эффективность доставки заказчикам. Если на складе бардак, заказ будет неправильно скомплектован или доставлен с опозданием, а это чревато штрафами и возвратами. Автоматизация складов МТО не так критична для репутации и выживаемости бизнеса.

Когда дело всё же доходит до автоматизации управления МТО, большинство компаний переходят от ручного управления и учета на бумаге или в Excel к базовой автоматизации в ERP-системе. Вскоре приходит понимание недостаточности такого подхода, тогда компании опираются на собственный опыт по автоматизации управления складами готовой продукции и пытаются внедрить те же средства маркировки номенклатуры, терминалы сбора данных и профессиональную систему класса WMS (Warehouse Management System), что уже однажды их выручили и дали положительный результат. Как правило, это заканчивается тем, что система оказывается на полке, а руководство с опозданием понимает, что бюджет был спущен на решение, которым никто не пользуется.

Причина такого провала заключается в том, что склады МТО — это совершенно специфический вид складов с целым рядом особенностей:

• география: склады МТО могут быть распределены по гигантской территории; в такой «архитектуре» сложно планировать складские операции и ресурсы для обеспечения этих операций;
• температурные условия: склады МТО могут быть крытыми или открытыми, отапливаемыми или нет и находиться, например, в морозной тундре; это ведет к целому ряду проблем с маркировкой (попробуйте наклеить этикетку на сантиметровый слой инея!), считыванием данных, работой технологий связи и соблюдением условий хранения оборудования и материалов;
• вахтовый режим работы на объектах: постоянная смена персонала ведет к потере данных при передаче в ручном режиме информации по товародвижению (SKU, места хранения) между рабочими сменами;
• отсутствие детализации грузовых мест в ERP-системе: условный станок закупается как одна единица/строка в системе, а поступает на склад в виде сотен, а то и тысяч грузовых мест; другими словами, запасные винтики могут храниться на одной полке, шпунтики — на другой, а корпус станка — вообще в другом крыле ангара; знает об их местоположении только кладовщик, который принял и разложил заказ;
• наличие смежных операций, которые сильно влияют на прослеживаемость товародвижения и задействуют целый ряд подразделений, таких как входной контроль, обеспечивающий качество входящих потоков, таможенный контроль, контроль качества и отдел закупок; эти подразделения участвуют во всей цепочке поступления номенклатуры на склады, ведут раздельный документооборот и влияют на атрибуты по товарно-материальным ценностям, которые загружаются в информационную систему;
• разрозненность учета: каждое подразделение ведет управленческий учет в собственной Excel-таблице; объем данных при этом огромен — речь идет о тысячах нетипизированных SKU — а позиции могут пересекаться или даже дублироваться; свести все эти данные в едином окне слишком трудоемко; как следствие, компания не может оценить ситуацию на складах МТО в режиме реального времени.

Управление МТО: как надо

Начинать автоматизацию складов МТО нужно не с покупки «коробочной» WMS-системы, а с этапа исследования. Специалистам придется засучить рукава и выехать на объект — своими глазами оценить текущее состояние складов, поговорить с рядовыми сотрудниками на местах, выяснить их потребности и зафиксировать всю специфику, на основе которой затем будет выработана «дорожная карта» автоматизации.

Далеко не все интеграторы (не говоря уже о вендорах) готовы к этой условно «грязной» работе, и это объяснимо — продать готовое решение, не выходя из офиса, гораздо проще. А уж как клиент будет им пользоваться в реальных условиях — это его проблемы. Цинично, но зато не пыльно и прибыльно.

Чтобы не нарваться на таких специалистов, к выбору компании-интегратора нужно подойти со всей тщательностью. Это важно: выбирайте не IT-систему, а команду исполнителей. Опытные эксперты проведут грамотную подготовительную работу, подберут лучшее решение и настроят его под ваши потребности.

Заранее выясняйте подход компании к автоматизации, методику и качество бизнес-анализа. Подрядчик должен понимать всю описанную выше специфику складов МТО, продумывать реализацию всех процессов, уметь определять оптимальный способ ввода данных, маркировки и обеспечения связи и формировать техзадание под конкретного заказчика. Этап бизнес-анализа должен отличаться от стандартного подхода к автоматизации складов готовой продукции и фактически представлять собой отдельный проект консалтинга с детальной проработкой всех бизнес-процессов.

Только при таком подходе автоматизация окажется успешной, маркировка будет возможной, а внедренная система позволит оптимизировать управление МТО и обеспечит должный контроль за приемкой, перемещением и выдачей номенклатуры в режиме реального времени.

Если речь идет о крупной интегрированной компании (например, в горнодобывающей или химической отрасли), автоматизация складов МТО может не только банально навести порядок на складе, но и сэкономить десятки миллионов рублей за счет учета дорогостоящих неликвидов и избавления от ненужного задвоения закупок материалов и оборудования.